YALA to nowy internetowy system do organizacji szkoleń. Stworzona przez firmę L-SYSTEM platforma pozwala na kompleksowe zorganizowanie szkolenia począwszy od rekrutacji uczestników, przez obsługę procesu sprzedażowego, kontakt z trenerami i ośrodkami konferencyjnymi, po przechowywanie materiałów dydaktycznych i ewaluację. Z YALĄ organizacja szkolenia staje się naprawdę prosta.

YALA automatyzuje i usprawnia wszystkie procesy towarzyszące przygotowaniu szkoleń. Stworzona zarówno do obsługi szkoleń współfinansowanych z EFS, kursów komercyjnych, jak i wsparcia działów HR, aplikacja ułatwia planowanie szkolenia w najdrobniejszych szczegółach, a tych – trzeba przyznać – jest całkiem sporo. I, co ważne, niemal każdy – począwszy od wybrania miejsca i terminu szkolenia, poprzez zebranie danych uczestników, diagnozę kompetencji trenera, zakup cateringu, skończywszy na wysyłce certyfikatów i przeprowadzeniu ankiet oceniających – wymaga stworzenia osobnego dokumentu. YALA prowadzi bazy danych trenerów, ośrodków szkoleniowych czy firm cateringowych, usprawnia zamieszczanie informacji o szkoleniu na zewnętrznych serwisach internetowych, umożliwia przechowywanie i drukowanie list obecności, dzienników zajęć i harmonogramów. Przydatną opcją systemu jest też możliwość rezerwacji sal czy ośrodków szkoleniowych na terenie całego kraju.

Wbudowany kalendarz i organizer gwarantują, że żaden element organizacji szkolenia nie zostanie pominięty. YALA usprawnia również komunikację pomiędzy wszystkimi podmiotami procesu szkoleniowego – organizatorem, trenerami, uczestnikami czy firmami zewnętrznymi. System zarejestrowanym uczestnikom automatycznie wysyła zaproszenia, informacje na temat miejsca/daty szkolenia, ankiety podsumowujące, podziękowania lub przypomnienia. Uczestnicy szkolenia mogą także, jeszcze przed jego rozpoczęciem, pobierać wcześniej przygotowane materiały dydaktyczne.

Porządek z papierami

Program przygotowuje dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne (np. statystyka dla UE, formularze PEFS), gromadzi dokumentację szkoleniową (umowy z trenerami, kierownikami czy uczestnikami) oraz umożliwia wystawienie rachunków. YALA pozwala także na generowanie i przeprowadzanie ankiet oceniających szkolenia w formie tradycyjnej (drukowanej) oraz w wersji on-line.

Co ważne w przypadku szkoleń z dużą liczbą uczestników prowadzonych w wielu ośrodkach w kraju, internetowy system do obsługi szkoleń YALA na bieżąco kontroluje stan materiałów szkoleniowych w projekcie oraz status otrzymania ich przez poszczególnych uczestników lub trenerów. Z kolei E-dziennik – elektroniczny zapis obecności – z listą grup i osób biorących udział w szkoleniu, umożliwia raportowanie i indywidualną ocenę uczestników kursu. Aplikacja pozwala też na rozliczenia płatności za kurs/szkolenie on-line.

Sprawny jak YALA

YALA znakomicie sprawdza się w zarządzaniu zasobami ludzkimi, organizacji szkoleń i realizacji projektów. System jest prosty w obsłudze, modułowy, a intuicyjność panelu administracyjnego sprawia, że już po pierwszym zalogowaniu się do platformy łatwo rozpoznać i korzystać z większości podstawowych możliwości systemu. W przypadku ewentualnych wątpliwości konsultanci firmy L-SYSTEM zapewniają bieżące wsparcie techniczne oraz merytoryczne.

- Z naszego doświadczenia przy realizacji projektów unijnych wynika, że pewne czynności, takie jak tworzenie dzienników zajęć, zbieranie danych uczestników czy wystawianie certyfikatów ukończenia szkolenia są powtarzalne, dlatego postanowiliśmy przygotować narzędzie, które pomoże je zautomatyzować, a dzięki temu oszczędzić czas organizatorów. Ci, którzy z niego już korzystają potwierdzają, że to, czym zajmowały się dwie osoby przez cały dzień pracy, w naszym systemie zajmuje 2 godziny – mówi Robert Posiadała, prezes zarządu firmy L-SYSTEM.

Aby jeszcze bardziej usprawnić proces organizacyjny szkolenia system YALA wprowadza możliwość jednoczesnego korzystania z aplikacji przez uprawniony do tego zespół osób. Pozwala to na lepszy podział pracy i szczegółową kontrolę postępu zadań. Dodatkowym atutem jest fakt, że YALA jest w pełni wirtualna i za pomocą internetu można skorzystać z niej o dowolnej porze, z każdego miejsca i dowolnego komputera, bez uprzedniej instalacji oprogramowania. Tak swobodny dostęp sprawia, że dokumentacja i materiały szkoleniowe są przez cały czas na wyciągnięcie ręki. Jednocześnie twórcy systemu zadbali, by był on w pełni bezpieczny i zabezpieczał znajdujące się w nim dane przed dostępem osób niepowołanych. Bezpieczeństwo połączenia przez internet zapewnia protokół SSL szyfrujący informacje wysyłane i pobierane z serwera.

Oprócz nadzorowania procesu organizacji szkolenia, aplikacja umożliwia także szczegółowe jego podsumowanie. Przez cały czas YALA gromadzi dane zgodne z formularzem PEFS, wspomaga rozliczenia z trenerami i kontrahentami, organizuje statystyki uczestnictwa i dokonuje oceny zarówno trenerów, jak i uczestników. System pozwala na eksport danych liczbowych do i z arkusza kalkulacyjnego Excel. Co ważne w przypadku projektów unijnych, internetowy system do obsługi szkoleń YALA może być wpisany w koszty kwalifikowane już na etapie przygotowywania unijnego wniosku o dotację.

Różne twarze YALI

I choć każdy proces organizacji szkolenia oraz sam kurs składają się z niezmiennych elementów, YALA umożliwia rozbudowanie poszczególnych modułów w zależności od specyfiki projektu lub oczekiwań firmy szkoleniowej. Platforma dostępna jest w dwóch wersjach dostosowanych do potrzeb i uwarunkowań wdrożeniowych różnego rodzaju organizatorów szkoleń. Wersja YALA Standard uwzględnia oddziały lub filie w całym kraju. L-SYSTEM wdraża także na zamówienie wysoce specjalistyczną wersję YALA Pro, która jest projektowana na indywidualne zamówienie i posiada moduły odpowiadające nawet na najbardziej wyspecjalizowane oczekiwania klientów.

Stworzony przez firmę L-SYSTEM dzięki otrzymanej z Unii Europejskiej dotacji w ramach działania 8.1 POIG program pomaga uniknąć tysięcy stron papierowej dokumentacji, znakomicie organizuje wszystkie elementy procesu szkoleniowego oraz gwarantuje zgodne z harmonogramem przeprowadzenie wszystkich zadań. – Nasz system to wygodne narzędzie upraszczające i kompleksowo organizujące procesy związane z prowadzeniem szkolenia czy dokształcaniem pracowników. Co ważne nie jest to system wymyślony przez informatyków, ale oparty na wieloletnim doświadczeniu naszego zespołu związanym z prowadzeniem licznych projektów szkoleniowych – podkreśla Robert Posiadała, prezes L-SYSTEM Sp. z o.o.

Już wkrótce na stronie YALA.pl pojawi się wersja demo, którą będzie mógł przetestować każdy zainteresowany. – Chcemy udostępnić ją jak najszybciej – jeszcze przed kolejnymi naborami wniosków – tak, aby potencjalni beneficjenci mogli przekonać się o zaletach produktu i przewidzieć go w budżetach planowanych projektów – dodaje Robert Posiadała.


* * *


O firmie L-SYSTEM:

L-SYSTEM Sp. z o.o. jest młodą firmą nowoczesnych technologii. Pierwszym jej produktem wprowadzanym na rynek jest autorski internetowy system do obsługi szkoleń YALA, dedykowany podmiotom rynku szkoleniowego oraz działom HR. Przedstawiciele spółki posiadają wieloletnie doświadczenie w zakresie organizacji ogólnopolskich projektów szkoleniowych oraz projektowania i wdrażania aplikacji informatycznych.